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구글 폼으로 자동 회신하고 싶다
Google 폼을 사용하면 간단하게 설문조사나 문의 양식을 작성할 수 있습니다.
하지만 양식에 응답하여 보낸 사용자에게 자동 회신하는 기능은 준비되어 있지 않으며, 이 경우 자동 회신 프로그램을 자체 제작해야 합니다.
답변 사본을 보낼 수는 있지만 문의해 주셔서 감사합니다.담당자가 확인 후 연락드릴테니…′와 같은 메시지를 첨부할 수 없습니다.
그래서 이번에는 메시지를 자유롭게 사용자 정의할 수 있는 자동 답장을 만드는 방법에 대해 해설하겠습니다.
Google 폼으로 자동 회신할 수 있는 것의 장점
구글 폼 자동 회신으로 할 수 있는 것은 장점이 많습니다.
사용자가 제대로 송신하고 있는지 확인할 수 있다
구글 폼 전송 후 폼 답변이 왔음을 알 수 있는 메일이 오면 제대로 문의가 성공적이라는 것을 사용자가 확신할 수 있습니다.
만약 문의가 성공적인지 모르면 같은 문의가 자꾸 오게 되거나 ′무시되고 있나?′라고 스트레스를 받을 수 있습니다.
회신을 기대하고 있는 유저의 불안을 완화시킬 수 있다
개별 회신을 하지 않았음을 명시하지 않은 구글 폼으로 사용자가 문의를 할 경우 사용자는 회신이 오기를 기대하고 있습니다.
하지만 문의확인 메일이 도착하지 않으면
몇시쯤 답장이 오는지
문의는 제대로 보고 있는 것일까?
라는 불안감을 느끼게 됩니다.
그 불안감이 고조되어
〇〇의 서포트는 사용할 수 없다
문의를 해도 무시당하다
라는 입소문이 확산될 가능성도 있습니다.
하지만 자동 회신 메일에 ′○영업일 이내에 회신 드리겠습니다′와 같은 기술이 있으면 사용자는 그동안 섣불리 서두르지 않고 기다려 줍니다.
그렇기 때문에 문의로부터의 자동 회신 메일은 매우 중요한 것입니다.
Google 폼으로 자동 회신하는 방법
그래서 바로 구글 폼 자동 회신하는 방법을 알아보겠습니다.
뭐든지 좋으니까 유효한 Google 폼을 준비하고 편집 화면을 열어두세요.
그런 다음 [응답]으로 이동하여 스프레드시트를 작성합니다.기존 스프레드시트를 사용할 수도 있지만 신규로 작성하는 것을 권장합니다.
작성한 스프레드시트를 열고 [도구]-> [스크립트 에디터]로 진행합니다.
그런 다음 편집 화면 우측 상단의 ′︙′를 클릭하고 ′스크립트 에디터′를 선택합니다.
여기서부터 프로그래밍 작업이 되겠지만 프로그래밍 경험이 없으면 조금 어려울 수 있습니다. 하지만 가능한 누구나 할 수 있는 간단한 것으로 만들고 있으니 프로그래밍 미경험자도 참고하여 노력해 보시기 바랍니다.
프로젝트명은 변경하지 않아도 되지만, 알기 쉽게 「AutoSend Mail」로 변경해 둡시다.
첫 회만 저장하는 데 시간이 걸리기 때문에 페이지를 새로 로드하지 말고 기다리도록 하십시오.
코드 에디터에 있는 ′function my...′를 포함한 모든 텍스트를 일단 지우고 새빨간 상태로 만드세요.
새빨간 상태로 만들면 이하의 코드를 붙여 넣습니다.
function sendMailGoogleForm() {
Logger.log(′sendMailGoogleForm() debug start′);
//------------------------------------------------------------
// 설정 영역
//------------------------------------------------------------
// 제목, 본문, 바닥
var subject = ′[문의 감사합니다.]′;
//여러줄 입력하고싶다
var body
= ′문의 감사합니다.
각 행의 말미에 를 포함합니다′
줄을 바꾸고 싶을 경우 을 기술합니다′
↑비행할 때도 ′를 잊지 않도록.
′;
var footer
= = ′------------------------------------------------------------
바닥 텍스트입니다.서명 등 본문 말미에 기술하는 문장은 여기에 기재합시다.
′;
// 입력 열 이름 지정
var NAME_COL_NAME = ′名前′;
var MAIL_COL_NAME = ′메일주소′;
// 메일 송신지
varadmin=′example@sample.com′;// 관리자(필수)
var sendername=′자동회신메일′;/발신자명(필수)
var cc = ′′; // Cc:
var bcc = admin; // Bcc:
var reply = admin; // Reply-To:
var to = ′′; // To: (입력자 주소가 자동으로 들어갑니다)
//------------------------------------------------------------
// 설정 영역 여기까지
//------------------------------------------------------------
try{
// 스프레드시트 조작
var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSheet();
var rows = sheet.getLastRow();
var cols = sheet.getLastColumn();
var rg = sheet.getDataRange();
Logger.log(′rows=′+rows+′ cols=′+cols);
// 메일 제목 및 본문 작성 및 송신지 메일 주소 취득
for (var i = 1; i <= cols; i++ ) {
var col_name = rg.getCell(1, i).getValue(); // カラム名
var col_value = rg.getCell(rows, i).getValue(); // 入力値
body += ′【′+col_name+′】′;
body += col_value + ′′;
if ( col_name === NAME_COL_NAME ) {
body = col_value+′ 様′+body;
}
if ( col_name === MAIL_COL_NAME ) {
to = col_value;
}
}
body += footer;
// 송신지 옵션
var options = {name: sendername};
if ( cc ) options.cc = cc;
if ( bcc ) options.bcc = bcc;
if ( reply ) options.replyTo = reply;
// 메일 송신
if ( to ) {
MailApp.sendEmail(to, subject, body, options);
}else{
MailApp.sendEmail(admin, ′[실패] Google 폼에 메일 주소가 지정되어 있지 않습니다′, body);
}
}catch(e){
MailApp.sendEmail(admin,′【실패】Google 폼에서 메일 송신중에 에러가 발생′, e.message);
}
}
한 글자라도 빠지면 정상적으로 작동하지 않아 오류가 납니다.그렇기 때문에 한 글자도 빠짐없이 잘 복사하도록 합시다.
복사하고 붙여넣으면 저장 아이콘을 클릭하여 코드를 저장합니다.
저장이 완료되면 코드.js 옆에 있던 빨간 마크가 사라지기 때문에 그것을 표시하세요.
그런 다음 Google 폼이 전송되었을 때 상기 프로그램을 동작시키기 위한 트리거를 설정합니다.
트리거 설정은 저장 아이콘 오른쪽에 있는 시계 아이콘에서 수행합니다.
클릭하면 새로 트리거 설정 페이지가 별도 탭에서 열립니다.
′새 트리거를 만듭니다′를 클릭합니다.
트리거 설정 화면이 뜨는데 ′이벤트 종류 선택′을 ′폼 전송 시′로 변경하여 저장합니다.
그러면 구글 계정 로그인 화면이 뜨니 구글 폼 작성에 사용하는 계정으로 로그인하시면 됩니다.
이 앱은 확인되지 않았습니다라고 뜨는데 문제없습니다.
일반 공개용 구글 심사를 받지 않은 스크립트는 모두 이 경고가 표시되므로 개인 이용에 있어 걱정할 필요가 없습니다.
[세부사항]을 클릭하면 ′OO(프로젝트명)로 이동′이라는 링크가 표시되므로 그것을 클릭합니다.
Google 기능을 프로그램에서 사용하기 위한 허가 요청이 표시되므로 아래까지 스크롤하여 [허가]를 누릅니다.
잠시 기다리면 트리거가 생성되어 트리거 목록에 표시됩니다.
이것으로 자동 회신 메일을 사용할 수 있는 Google 폼이 완성되었습니다.
시험 삼아 작성한 Google 폼을 미리 보고 직접 Google 폼에 답변 및 자동 회신을 확인해 보십시오.
기본 상태로 있으면 이러한 자동 회신 메일이 도착합니다.
필요에 따라 메일 본문이나 제목 등을 사용자 정의하도록 합시다.
자동회신 커스터마이징
스크립트 쓰는 법을 아시는 분이라면 괜찮지만 전혀 모른다고 하시는 분들도 있을 것입니다.
하고 싶은 것별로 수정 장소를 정리했으니 참고해주세요.
참고로 스크립트상의 텍스트는 모두 ′(더블 쿼테이션)′으로 둘러싸야 하므로 주의하시기 바랍니다.
※ 반각 입니다
건명
제목은 샘플 9번째 줄의 ′var subject...′ 텍스트를 변경합니다.
메일 제목을 변경하려면 여기 텍스트를 커스터마이즈합시다.
본문
메일 본문은 본문과 푸터로 나누어 기술할 수 있도록 하고 있습니다.
본문은 샘플 12행의 var body... 텍스트입니다.바닥 텍스트는 샘플 19번째 줄의 ′var footer′ 텍스트를 편집하도록 합니다.기술 규칙에 대해서는 샘플 코드에 써 있기 때문에, 그것을 참고해 주세요.
송신원
발신지명이 디폴트에서는 「자동회신 메일」로 되어 있습니다.
송신지명을 변경하고 싶다면, 샘플 31 행째의 「var sendername...」의 텍스트를 변경해 주세요.
구글 폼 작성자에게도 메일로 통지하고 싶다.
이 경우 샘플 30행 이름의 ′varadmin...′ 텍스트를 편집하십시오.
기본적으로 존재하지 않는 이메일 주소로 전송하고 있기 때문에 구글 폼으로 응답할 때마다 오류 알림 메일이 도착합니다.
그러므로 가능한 샘플 30번째 줄의 이메일 주소는 소유하고 있는 유효한 이메일 주소를 지정하도록 합시다.
구글 폼에서 자동 답장을 사용하여 문의 양식을 만들어 보았다
실제로 작성한 자동 회신이 가능한 Google 폼이 여기 있습니다.
읽고 있습니다...
적당히 문의하면 여기서 소개한 샘플 코드와 동일한 자동 회신 메일이 도착합니다.어떤 식으로 자동 회신 메일이 오는지 시도하고 싶다면 여기 구글 양식으로 적당히 문의하십시오.
정리
이번에는 구글 폼을 자동 회신 지원하는 방법을 소개했습니다.
타임 스탬프에도 대응하고 있기 때문에 시계열별로 메일을 정렬할 수 있을 것입니다.
답변 사본을 보내는 것만으로는 충분하지 않은 분들은 이번에 소개한 스크립트를 사용하여 자동 회신 메일을 맞춤 제작해 보시기 바랍니다.
익숙해지기까지 조금 걸릴 수도 있지만, 만일 수정하는 부분에서 실수로 고칠 방법을 모르더라도 다시 샘플 코드를 복사해서 붙여넣으면 원래대로 되돌릴 수 있습니다.
자동응답 프로그램으로 고민하시는 분들은 꼭 참고해주세요.
Google 폼을 사용하면 간단하게 설문조사나 문의 양식을 작성할 수 있습니다.
하지만 양식에 응답하여 보낸 사용자에게 자동 회신하는 기능은 준비되어 있지 않으며, 이 경우 자동 회신 프로그램을 자체 제작해야 합니다.
답변 사본을 보낼 수는 있지만 문의해 주셔서 감사합니다.담당자가 확인 후 연락드릴테니…′와 같은 메시지를 첨부할 수 없습니다.
그래서 이번에는 메시지를 자유롭게 사용자 정의할 수 있는 자동 답장을 만드는 방법에 대해 해설하겠습니다.
Google 폼으로 자동 회신할 수 있는 것의 장점
구글 폼 자동 회신으로 할 수 있는 것은 장점이 많습니다.
사용자가 제대로 송신하고 있는지 확인할 수 있다
구글 폼 전송 후 폼 답변이 왔음을 알 수 있는 메일이 오면 제대로 문의가 성공적이라는 것을 사용자가 확신할 수 있습니다.
만약 문의가 성공적인지 모르면 같은 문의가 자꾸 오게 되거나 ′무시되고 있나?′라고 스트레스를 받을 수 있습니다.
회신을 기대하고 있는 유저의 불안을 완화시킬 수 있다
개별 회신을 하지 않았음을 명시하지 않은 구글 폼으로 사용자가 문의를 할 경우 사용자는 회신이 오기를 기대하고 있습니다.
하지만 문의확인 메일이 도착하지 않으면
몇시쯤 답장이 오는지
문의는 제대로 보고 있는 것일까?
라는 불안감을 느끼게 됩니다.
그 불안감이 고조되어
〇〇의 서포트는 사용할 수 없다
문의를 해도 무시당하다
라는 입소문이 확산될 가능성도 있습니다.
하지만 자동 회신 메일에 ′○영업일 이내에 회신 드리겠습니다′와 같은 기술이 있으면 사용자는 그동안 섣불리 서두르지 않고 기다려 줍니다.
그렇기 때문에 문의로부터의 자동 회신 메일은 매우 중요한 것입니다.
Google 폼으로 자동 회신하는 방법
그래서 바로 구글 폼 자동 회신하는 방법을 알아보겠습니다.
뭐든지 좋으니까 유효한 Google 폼을 준비하고 편집 화면을 열어두세요.
그런 다음 [응답]으로 이동하여 스프레드시트를 작성합니다.기존 스프레드시트를 사용할 수도 있지만 신규로 작성하는 것을 권장합니다.
작성한 스프레드시트를 열고 [도구]-> [스크립트 에디터]로 진행합니다.
그런 다음 편집 화면 우측 상단의 ′︙′를 클릭하고 ′스크립트 에디터′를 선택합니다.
여기서부터 프로그래밍 작업이 되겠지만 프로그래밍 경험이 없으면 조금 어려울 수 있습니다. 하지만 가능한 누구나 할 수 있는 간단한 것으로 만들고 있으니 프로그래밍 미경험자도 참고하여 노력해 보시기 바랍니다.
프로젝트명은 변경하지 않아도 되지만, 알기 쉽게 「AutoSend Mail」로 변경해 둡시다.
첫 회만 저장하는 데 시간이 걸리기 때문에 페이지를 새로 로드하지 말고 기다리도록 하십시오.
코드 에디터에 있는 ′function my...′를 포함한 모든 텍스트를 일단 지우고 새빨간 상태로 만드세요.
새빨간 상태로 만들면 이하의 코드를 붙여 넣습니다.
function sendMailGoogleForm() {
Logger.log(′sendMailGoogleForm() debug start′);
//------------------------------------------------------------
// 설정 영역
//------------------------------------------------------------
// 제목, 본문, 바닥
var subject = ′[문의 감사합니다.]′;
//여러줄 입력하고싶다
var body
= ′문의 감사합니다.
각 행의 말미에 를 포함합니다′
줄을 바꾸고 싶을 경우 을 기술합니다′
↑비행할 때도 ′를 잊지 않도록.
′;
var footer
= = ′------------------------------------------------------------
바닥 텍스트입니다.서명 등 본문 말미에 기술하는 문장은 여기에 기재합시다.
′;
// 입력 열 이름 지정
var NAME_COL_NAME = ′名前′;
var MAIL_COL_NAME = ′메일주소′;
// 메일 송신지
varadmin=′example@sample.com′;// 관리자(필수)
var sendername=′자동회신메일′;/발신자명(필수)
var cc = ′′; // Cc:
var bcc = admin; // Bcc:
var reply = admin; // Reply-To:
var to = ′′; // To: (입력자 주소가 자동으로 들어갑니다)
//------------------------------------------------------------
// 설정 영역 여기까지
//------------------------------------------------------------
try{
// 스프레드시트 조작
var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSheet();
var rows = sheet.getLastRow();
var cols = sheet.getLastColumn();
var rg = sheet.getDataRange();
Logger.log(′rows=′+rows+′ cols=′+cols);
// 메일 제목 및 본문 작성 및 송신지 메일 주소 취득
for (var i = 1; i <= cols; i++ ) {
var col_name = rg.getCell(1, i).getValue(); // カラム名
var col_value = rg.getCell(rows, i).getValue(); // 入力値
body += ′【′+col_name+′】′;
body += col_value + ′′;
if ( col_name === NAME_COL_NAME ) {
body = col_value+′ 様′+body;
}
if ( col_name === MAIL_COL_NAME ) {
to = col_value;
}
}
body += footer;
// 송신지 옵션
var options = {name: sendername};
if ( cc ) options.cc = cc;
if ( bcc ) options.bcc = bcc;
if ( reply ) options.replyTo = reply;
// 메일 송신
if ( to ) {
MailApp.sendEmail(to, subject, body, options);
}else{
MailApp.sendEmail(admin, ′[실패] Google 폼에 메일 주소가 지정되어 있지 않습니다′, body);
}
}catch(e){
MailApp.sendEmail(admin,′【실패】Google 폼에서 메일 송신중에 에러가 발생′, e.message);
}
}
한 글자라도 빠지면 정상적으로 작동하지 않아 오류가 납니다.그렇기 때문에 한 글자도 빠짐없이 잘 복사하도록 합시다.
복사하고 붙여넣으면 저장 아이콘을 클릭하여 코드를 저장합니다.
저장이 완료되면 코드.js 옆에 있던 빨간 마크가 사라지기 때문에 그것을 표시하세요.
그런 다음 Google 폼이 전송되었을 때 상기 프로그램을 동작시키기 위한 트리거를 설정합니다.
트리거 설정은 저장 아이콘 오른쪽에 있는 시계 아이콘에서 수행합니다.
클릭하면 새로 트리거 설정 페이지가 별도 탭에서 열립니다.
′새 트리거를 만듭니다′를 클릭합니다.
트리거 설정 화면이 뜨는데 ′이벤트 종류 선택′을 ′폼 전송 시′로 변경하여 저장합니다.
그러면 구글 계정 로그인 화면이 뜨니 구글 폼 작성에 사용하는 계정으로 로그인하시면 됩니다.
이 앱은 확인되지 않았습니다라고 뜨는데 문제없습니다.
일반 공개용 구글 심사를 받지 않은 스크립트는 모두 이 경고가 표시되므로 개인 이용에 있어 걱정할 필요가 없습니다.
[세부사항]을 클릭하면 ′OO(프로젝트명)로 이동′이라는 링크가 표시되므로 그것을 클릭합니다.
Google 기능을 프로그램에서 사용하기 위한 허가 요청이 표시되므로 아래까지 스크롤하여 [허가]를 누릅니다.
잠시 기다리면 트리거가 생성되어 트리거 목록에 표시됩니다.
이것으로 자동 회신 메일을 사용할 수 있는 Google 폼이 완성되었습니다.
시험 삼아 작성한 Google 폼을 미리 보고 직접 Google 폼에 답변 및 자동 회신을 확인해 보십시오.
기본 상태로 있으면 이러한 자동 회신 메일이 도착합니다.
필요에 따라 메일 본문이나 제목 등을 사용자 정의하도록 합시다.
자동회신 커스터마이징
스크립트 쓰는 법을 아시는 분이라면 괜찮지만 전혀 모른다고 하시는 분들도 있을 것입니다.
하고 싶은 것별로 수정 장소를 정리했으니 참고해주세요.
참고로 스크립트상의 텍스트는 모두 ′(더블 쿼테이션)′으로 둘러싸야 하므로 주의하시기 바랍니다.
※ 반각 입니다
건명
제목은 샘플 9번째 줄의 ′var subject...′ 텍스트를 변경합니다.
메일 제목을 변경하려면 여기 텍스트를 커스터마이즈합시다.
본문
메일 본문은 본문과 푸터로 나누어 기술할 수 있도록 하고 있습니다.
본문은 샘플 12행의 var body... 텍스트입니다.바닥 텍스트는 샘플 19번째 줄의 ′var footer′ 텍스트를 편집하도록 합니다.기술 규칙에 대해서는 샘플 코드에 써 있기 때문에, 그것을 참고해 주세요.
송신원
발신지명이 디폴트에서는 「자동회신 메일」로 되어 있습니다.
송신지명을 변경하고 싶다면, 샘플 31 행째의 「var sendername...」의 텍스트를 변경해 주세요.
구글 폼 작성자에게도 메일로 통지하고 싶다.
이 경우 샘플 30행 이름의 ′varadmin...′ 텍스트를 편집하십시오.
기본적으로 존재하지 않는 이메일 주소로 전송하고 있기 때문에 구글 폼으로 응답할 때마다 오류 알림 메일이 도착합니다.
그러므로 가능한 샘플 30번째 줄의 이메일 주소는 소유하고 있는 유효한 이메일 주소를 지정하도록 합시다.
구글 폼에서 자동 답장을 사용하여 문의 양식을 만들어 보았다
실제로 작성한 자동 회신이 가능한 Google 폼이 여기 있습니다.
읽고 있습니다...
적당히 문의하면 여기서 소개한 샘플 코드와 동일한 자동 회신 메일이 도착합니다.어떤 식으로 자동 회신 메일이 오는지 시도하고 싶다면 여기 구글 양식으로 적당히 문의하십시오.
정리
이번에는 구글 폼을 자동 회신 지원하는 방법을 소개했습니다.
타임 스탬프에도 대응하고 있기 때문에 시계열별로 메일을 정렬할 수 있을 것입니다.
답변 사본을 보내는 것만으로는 충분하지 않은 분들은 이번에 소개한 스크립트를 사용하여 자동 회신 메일을 맞춤 제작해 보시기 바랍니다.
익숙해지기까지 조금 걸릴 수도 있지만, 만일 수정하는 부분에서 실수로 고칠 방법을 모르더라도 다시 샘플 코드를 복사해서 붙여넣으면 원래대로 되돌릴 수 있습니다.
자동응답 프로그램으로 고민하시는 분들은 꼭 참고해주세요.
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